Ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire dans la gestion des événements.

Voici mes astuces pour planifier une session sans traces, que ça soit un événement éducatif complexe ou une simple affaire!

• Assurez-vous que la date d’événement que votre client a choisi n’est pas en même temps que d’autres événements clés dans le domaine. Si non, les adhésions pourront être affectées.
• Certains jours de la semaine sont mieux que d’autres. Généralement, ne planifie pas un événement le vendredi car ceci n’est pas populaire puisque des gens partent souvent pour la fin de semaine. Aussi les hôtels et d’autres lieux donnent des meilleurs tarifs pendant la semaine.

• Rencontrez vos clients pour discuter les objectifs de l’événement. Est-ce que ceci sera un événement bilingue? Est-ce que c’est éducatif, et si oui, y aura-t-il des crédits éducatifs qui seront fournies aux délégués? Dans ce cas, doit-on contacter une université afin d’avoir leur approbation à propos du nombre de crédits éligibles? Si non, est-ce que les délégués vont être fournis d’un certificat de participation?

• Détermine avec ton client si l’événement a besoin des commanditaires ou si les frais d’inscription vont couvrir toutes les dépenses.

• Détermine si la session sera fait par webinaire, demi-journée, pleine journée, ou des multiples journées. Y aura-t-il des sessions simultanément?

• Sachez les attentes de votre client à propos de l’assiduité pour l’événement et pour les chaque session simultané.

• Crée un budget qui inclue tout les couts et détermine quel sera le frais d’enregistrement. Obtient l’approbation de ton client.

• Travaille en concert avec la personne assignée dans le lieu pour optimiser l’emplacement des délégués, les services audiovisuels, and et les services du traiteur. Si tu choisis un traiteur à l’externe, assurez-vous qu’il n’y a pas de pénalités qui seront ajoutés à la facture.

• Vérifiez tous les contrats and posez des questions si tu n’es pas certaine des clauses. Obtient l’approbation de ton client avant de signer et retourner n’importe quel contrat (audiovisuel, traiteur, traduction simultanées, services d’interprétations pour les délégués sourds)

• Si ton budget le permet, réservez un technicien audiovisuel pour la durée de votre événement, spécialement s’il y a des sessions, simultanées, des services de traduction or des services d’interprétation. S’il y a des n’importe quel problème technique, le technicien pourra les résoudre et ton événement va bien rouler quand même.

• Pour tous les communiqués, incluant « Notez la date », obtenez l’approbation du client ainsi que le département de communication de votre client. Assurez-vous que tous les logos utilisés sont actuels.

• Obtient les biographies de chaque présenter en avance. Demandez aux présentateurs pour leurs présentations PowerPoint une semaine avant l’événement afin de faire des photocopies. S’ils veulent faire des changements à leurs présentations, demandez qu’ils amènent la version finale avec eux sur une clé USB.

• Si les présentateurs proviennent d’une autre ville, faites les arrangements à l’ avance afin de profiter des escomptes d’avion et d’hôtel.

• Si votre présentateur est prévu de parler le matin, réservez l’hôtel pour la nuit précédente car il n’y a rien de pire que la panique induite par un présentateur qui ne se présente pas!

• Si les présentateurs ne seront pas payés, assurez-vous qu’ils reçoivent une petite carte cadeau de Chapters par exemple ou une carte de remerciements du comité organisateur.

• Arrivez au moins une heure à l’avance de début de l’événement. Ayez les numéros de téléphone de tous les contacts pour le lieu, le traiteur externe (s’il ceci est le cas) ainsi que tous les présentateurs.

• Vérifie que le nombre de chaises est adéquat et que tous les arrangements ont été faits selon tes discussions avec le lieu. Si non, appelle ton contacte pour le lieu and demandez qu’ils fassent les changements nécessaires.

• Vérifie que l’équipement audiovisuel (écran, microphones, ordinateur) fonctionne.

• Assurez que vous avez beaucoup d’aide lors de l’enregistrement; spécialement si vous avez plus que 100 délégués.

• Reservez des tables au premier rang pour les membres du comité organisateur ainsi que pour les présentateurs.

• Vérifie la température de la pièce souvent pendant la journée car il n’y a pas pire que des délégués ensommeillés car ils ont trop chaud! Si la température n’est pas optimale, contactez le responsable immédiatement, car les grandes salles peuvent prendre ~20 minutes pour changer de température.

• Assurez que le traiteur suit l’horaire pour tous les repas et collations.

• Crée un formulaire d’évaluation compréhensif mais facile à analyser.

• Soumettre le rapport d’évaluation à ton client une semaine après l’événement.

• Organiser une réunion après l’événement afin de discuter l’événement en détaille, de discuter les résultats des évaluations et d’énumérez les défis si il y a eu lieu.

• Reservez le prochain événement avec ton client!